Lưu trữ giấy tờ đúng cách không chỉ là thói quen tốt mà còn là yêu cầu pháp lý quan trọng khi sinh sống tại Đức. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý và bảo quản các loại giấy tờ thiết yếu.
Quy định chung về thời hạn lưu trữ tài liệu tại Đức
Theo luật định, công dân có nghĩa vụ lưu trữ giấy tờ trong hai trường hợp chính:
- Khi thuê thợ thủ công: người thuê nhà hoặc chủ sở hữu phải giữ hóa đơn trong thời hạn 2 năm
- Khi có thu nhập trên 500.000 euro/năm: cần lưu trữ chứng từ và hồ sơ thuế trong vòng 6 năm
8 Loại giấy tờ quan trọng cần lưu ý
- Thông báo thuế (Steuerbescheid)
- Lưu giữ tối thiểu 10 năm
- Phục vụ cho việc kiểm toán từ cơ quan thuế
- Giấy tờ nghề nghiệp
- Hợp đồng lao động (Arbeitsvertrag): lưu trữ vĩnh viễn
- Chứng nhận làm việc (Arbeitszeugnis): cần thiết cho công việc mới
- Tài liệu bảo hiểm (Versicherungsunterlagen)
- Hợp đồng bảo hiểm các loại
- Chứng từ thanh toán
- Thông báo quyền lợi bảo hiểm
- Giấy tờ ngân hàng (Bankunterlagen)
- Thời gian lưu trữ: 3-10 năm
- Bao gồm: hợp đồng vay, sao kê, chứng từ giao dịch
- Giấy tờ nhà ở
- Hợp đồng thuê (Mietvertrag)
- Hợp đồng mua bán (Kaufverträge)
- Hóa đơn liên quan
- Giấy tờ cá nhân - Lưu trữ vĩnh viễn
- Giấy khai sinh
- Giấy kết hôn
- Hộ chiếu
- Bằng lái xe
- Tài liệu học tập
- Bằng cấp (Zeugnisse)
- Chứng chỉ nghề
- Bảng điểm (Abschlüsse)
- Hồ sơ lương hưu và bảo hiểm xã hội
- Tài liệu bảo hiểm xã hội
- Hồ sơ hưu trí
- Các chứng từ liên quan
Lời khuyên bổ sung
- Bảo quản tài liệu:
- Sử dụng tủ chống ẩm
- Tránh ánh nắng trực tiếp
- Sắp xếp khoa học, dễ tìm
- Số hóa an toàn:
- Scan tài liệu quan trọng
- Lưu trữ đám mây có bảo mật
- Sao lưu định kỳ
- Tiêu hủy đúng cách:
- Dùng máy hủy giấy chuyên dụng
- Bảo vệ thông tin cá nhân
- Kiểm tra kỹ trước khi hủy
Chú thích: Bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật Đức về lưu trữ tài liệu (Allgemeine Aufbewahrungsfristen von Unterlagen) và những kinh nghiệm thực tế.
© 2025 | Tạp chí NƯỚC ĐỨC
